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CONGRESOS

CONGRESOS REGIONALES

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Los congresos regionales han sido pensados como complemento de las conferencias internacionales que el IILI lleva a cabo cada dos años en distintos países de América latina, Europa y Estados Unidos. Los congresos regionales tendrán, entonces, un carácter de mini-conferencias que, sin una gran inversión financiera de parte de la institución organizadora, permitirán convocar a estudiosos de la literatura hispanoamericana y lusobrasileña en sus respectivas regiones. Asimismo, se espera que estas conferencias regionales sirvan para incrementar el estudio de las letras iberoamericanas y para divulgar las tareas que viene realizando el IILI a nivel internacional desde hace más de 65 años.

Los congresos regionales del IILI deberán ser propuestos formalmente a este instituto por miembros de instituciones culturales o educativas que estén asociados al IILI y deseen organizar esos encuentros de acuerdo a las disposiciones del Instituto.

Los congresos regionales deberán realizarse en los años impares, en los que no están programadas las conferencias internacionales del Instituto. Las propuestas deberán hacerse llegar al IILI entre septiembre y diciembre de cada año. Las fechas, temas y dimensión de esos encuentros quedrán a criterio del comité organizador de los mismos.

Las propuestas deberán incluir el nombre de los integrantes del comité organizador (los cuales deberán ser miembros del IILI), el tema del congreso propuesto, así como detalles sobre el lugar donde se realizarán las sesiones, número estimado de participantes y forma de financiación de esta actividad.

Luego de analizar las propuestas recibidas, el IILI indicará si ha aprobado la realización de la conferencia, en cuyo caso podrá ser presentado como la institución auspiciadora de la misma. El IILI prestará asistencia la comité organizador del congreso regional en la preparación del encuentro y su divulgación.

Una selección de las ponencias presentadas en esas conferencias regionales prodrá ser publicada por el IILI como número especial de Revista Iberoamericana.

El IILI se reserva el derecho de rechazar las propuestas que a juicio de la Mesa Directiva no cumplan con los requisitos indispensables para este tipo de actividades.    

CONGRESOS INTERNACIONALES

Guía para instituciones interesadas en proponerse como sede de los Congresos bianuales del IILI:

1. Propuesta de sede

Tras previo acuerdo con las autoridades institucionales pertinentes, todo individuo afiliado como miembro al IILI puede proponer a la institución académica a que pertenece, y en previo acuerdo con las autoridades pertinentes de la misma, como sede para alguno de los congresos bianuales del IILI.

Las propuestas serán estudiadas por la Mesa Directiva del IILI (ver Estatutos) y las más idóneas se presentarán a consideración de la Asamblea General que se realiza durante los Congresos, para que los miembros asistentes a la misma elijan por votación la sede del siguiente Congreso.

Para que una propuesta pueda ser considerada "firme" (de acuerdo a los términos del Estatuto vigente) la misma deberá presentarse a la Mesa Directiva del IILI acompañada por una carta oficial de las autoridades de la institución de que se trate en la cual se formalice la oferta de sede y se autorice a los individuos que tendrán a su cargo la organización del evento para actuar en nombre de esa institución.

Los representantes de la sede deberán elegir como Presidente del Congreso a algún individuo asociado a esa institución que posea especial relevancia académica y visibilidad internacional en el campo de las letras, y cuyo nombre pueda avalar y prestigiar el evento del IILI.

Ya que lo ideal es poder ofrecer a los miembros del IILI varias opciones en cuanto a las sedes de sus Congresos, la Mesa Directiva recibirá constantemente propuestas de instituciones interesadas, y asesorará a todos, aquellos que quieran presentarse como potenciales organizadores de futuros eventos.

2. Fechas del evento

Tradicionalmente los Congresos del IILI se han realizado en la última semana del mes de junio, aunque algunos se llevaron a cabo, excepcionalmente, en otras fechas. Salvo consideraciones especiales, se recomienda planearlo para fines de junio por ser la fecha más conveniente para la mayoría de los miembros del Instituto.

La duración del Congreso deberá ser de tres a cinco días, dependiendo del temario elegido, de la cantidad de ponencias aceptadas y de la disponibilidad de espacio en cada sede.

3. Estructura general del Congreso

Aunque los congresos pueden variar en cuanto a temario, magnitud, actividades culturales optativas realizadas en el marco de los mismos, etc., deben mantener cierta estructura para facilitar la comunicación entre los miembros del Instituto.

Luego de las inscripciones, las cuales deberán llevarse a cabo por correo y/o durante el primer día de actividades del Congreso, deberá realizarse una ceremonia de apertura del evento, a cargo de los organizadores del mismo y con la participación de miembros de la Mesa Directiva del. IILI. En general tal ceremonia va seguida por una recepción a la que asisten todos los participantes al Congreso así como las autoridades de la institución organizadora, invitados especiales, etc. Preferentemente durante el penúltimo día del Congreso, deberá llevarse a cabo la Asamblea General en la que se considerarán, entre otros asuntos, las propuestas de sede para el Congreso siguiente.

El Congreso se cerrará con otra sesión especial de clausura, a la que seguirá una recepción o cena para los participantes, invitados, organizadores, etc.

4. Locales

La institución que se ofrezca como sede para alguna de las Conferencias del IILI deberá ser capaz de proporcionar locales adecuados tanto para la realización de las sesiones regulares del Congreso como para la celebración de la Asamblea General, sesiones plenarias y alojamiento de participantes, cuyo número podrá variar entre 200 - 400 personas. Además de los alojamientos principales, es conveniente que se ofrezca la opción de residencias universitarias u hostales de menor precio, para estimular la participación de estudiantes.

5. Inscripciones

Tradicionalmente, el monto de las inscripciones para el congreso es fijado por la institución organizadora, estableciendo un costo diferenciado para distintas clases de participantes. Por ejemplo, los costos de inscripciones aplicados en el XXX Congreso del IILI realizado en Pittsburgh en 1994 fueron los siguientes:

    Miembros IILI $90.00

    Miembros (estudiantes) IILI $25.00     No Miembros IILI $120.00

    No Miembros (estudiantes) $50.00

Pueden agregarse, como categorías adicionales, la de acompañantes, "no miembros" de USA, de Europa o de América Latina, etc. En general, se trata de estimular a través de los montos de inscripción a que aumenten las afiliaciones al IILI, haciendo que la inscripción de los miembros del Instituto sea considerablemente menor que las de aquellas personas que no lo son. También puede proponerse un costo menor si las inscripciones se hacen por adelantado, dentro de plazos que se establezcan en cada caso.

Es conveniente que la institución organizadora abra una cuenta bancaria para que los interesados en participar en el congreso puedan realizar el pago de su inscripción mediante tarjetas de crédito o transferencia bancaria.

El dinero que se recauda por concepto de inscripciones queda en la institución organizadora, la cual lo utiliza en general para pagar gastos generales del evento (alquiler de locales, recepciones, impresión de programas, etc.).

En algunos casos, los estudiantes de la institución que patrocina el congreso tienen acceso a las sesiones sin pago de matrícula, abonando solamente el costo de su ticket para el banquete final u otras actividades de costo adicional a las que deseen asistir.

6. Temario y organización de las sesiones

El temario de cada Congreso será elegido por los organizadores del evento en consulta con la Mesa Directiva del IILI. Ya que el temario determina en gran medida la magnitud del Congreso, es importante que se tenga en cuenta, a la hora de seleccionar los temas, el espacio con que se cuenta tanto en términos de alojamiento de participantes como de locales para sesiones regulares y plenarias.

El temario deberá ser anunciado a todos los miembros en la primera circular del Congreso, la cual deberá ser distribuida al menos un año antes de la realización del mismo. A esta circular seguirán al menos otras dos, en las que se proveerá información sobre el lugar de realización del evento, clima, opciones de alojamiento, precios, matrículas de inscripción, etc. El IILI colaborará con la institución organizadora haciendo llegar a todos los miembros las circulares informativas. Es importante que el IILI tenga conocimiento de todo el material que se haga llegar a los interesados en participar en el Congreso, ya que miembros del Instituto llaman constantemente a las oficinas del IILI para verificar o ampliar la información recibida.

La selección y aceptación de ponencias estará a cargo de la institución organizadora, que considerará síntesis (abstracta) de los trabajos propuestos para el Congreso por los miembros del IILI. En su versión final, las ponencias deberán ajustarse a 20 minutos de lectura. Las mismas se presentarán en castellano o portugués, las lenguas de trabajo del IILI. La institución organizadora debe acusar recibo con prontitud de los resúmenes o síntesis de las ponencias y de toda correspondencia relacionada con el congreso.

La institución organizadora podrá solicitar de los miembros del IILI la propuesta de ponencias individuales o de sesiones de cuatro miembros ya armadas en torno a un tópico específico.

Deberán proporcionarse, por tanto, los formularios necesarios para que esas propuestas puedan llegar a los organizadores cualquiera sea el formato seleccionado por los participantes para su intervención en la conferencia.

Es de suma importancia que se mantenga constante comunicación con los miembros del IILI interesados en participar en el evento, y que se les haga llegar con varios meses de anticipación una carta oficial y personal de aceptación de su ponencia para permitir que los interesados soliciten ayuda financiera a sus instituciones, gestionen visas y hagan otros arreglos necesarios para posibilitar su participación en el Congreso.

Al planificar y distribuir las sesiones debe tenerse en cuenta el tema de las mismas. Las que se refieren a un mismo período o tópico no deben realizarse al mismo tiempo. De esta manera se facilitará la asistencia de los participantes a aquellas sesiones que caigan. dentro de sus campos de interés y especialización.

Se recomienda que el Programa del Congreso del IILI sea enviado por correo a los participantes del mismo antes de la iniciación del evento, aunque sea en una versión preliminar. Si esto no fuera factible, al menos deberá informarse a los participantes qué día presentarán su comunicación.

7. Otras actividades

Dentro del marco del Congreso del IILI pueden realizarse variadas actividades culturales, según las preferencias y posibilidades de la institución organizadora. Algunas de ellas pueden ser lecturas de poesía o prosa, conciertos, exposiciones, obras de teatro, películas, feria de libros o artesanías, etc. Con excepción de las exposiciones, esas actividades generalmente se ubican después de la finalización de las sesiones de cada día, y sin que se superpongan con otras actividades tales como la Asamblea General o ceremonias oficiales.

El IILI deberá contar con dos mesas ubicadas en el hall central de recepción del congreso, una para realizar inscripciones para el Instituto y otra para exhibir y vender revistas y libros del IILI.

La institución organizadora podrá tener invitados especiales (críticos o escritores de especial relevancia) los cuales podrán tener a su cargo sesiones plenarias, conferencias, mesas redondas, etc.

Podrá ofrecerse también a los participantes del Congreso la posibilidad de realizar tours o excursiones optativas a lugares turísticos, de interés histórico o cultural, etc.

Es recomendable que la institución organizadora proporcione a los participantes al Congreso mapas de la ciudad, guías sobre restaurantes, medios de transporte, casas de cambio, museos o centros de interés, para facilitar su estadía. Asimismo es conveniente que los participantes sepan con anticipación si serán recogidos a su llegada a la ciudad, o cómo desplazarse desde y hacia el aeropuerto, cuál es el monto del impuesto de salida del país, etc.

8. Actas o Memorias del Congreso

La institución organizadora de cada Congreso se comprometerá a publicar las Actas o Memorias del mismo en los meses que siguen a la realización del evento, y a distribuirlas comercialmente y dentro de la comunidad académica. El IILI deberá recibir sin costo un mínimo de 200 ejemplares para distribuirlos entre los socios protectores. Deberá asimismo tener información sobre la forma de poder adquirir esas Actas, para poder proporcionársela a los miembros del Instituto. En general la institución organizadora del Congreso envía un ejemplar de cortesía de las Actas a cada uno de los autores de las ponencias seleccionadas para integrar el volumen.

9. Otras obligaciones financieras

De acuerdo a los Estatutos vigentes, la institución que sea elegida como sede para alguno de los Congresos del IILI deberá pagar el. viaje y estadía del Presidente del Congreso anterior, Presidente, Vice Presidente, Director de Publicaciones y Secretario Tesorero del IILI durante los días en que se desarrolle el Congreso. Asimismo un miembro de la Mesa Directiva del IILI deberá desplazarse al lugar de sede del próximo congreso algunos meses antes de la realización del mismo para ajustar, durante una breve estadía en la ciudad de que se trate, detalles relacionados con la organización del evento. Los gastos de este viaje deberán ser también cubiertos por la institución organizadora.

Tradicionalmente también ha habido una comida, auspiciada por la institución que patrocina el congreso, para los miembros de la Mesa Directiva presentes y la Directiva local del congreso.

10. Consideraciones finales

Se espera que la comunicación entre la Mesa Directiva del IILI y los organizadores de cada Congreso sea constante y fluida, como manera de estimular la cooperación y el trabajo conjunto en beneficio de todos. Los Congresos del IILI tienden a ser muy concurridos y cada actividad planeada requiere cuidadosa organización, para que el carácter masivo del encuentro no sobrepase las expectativas de los organizadores.

Los Congresos bianuales son la única ocasión que tienen los miembros del IILI para encontrarse, comunicarse e intercambiar información acerca de sus actividades e intereses. Es importante que cada sede provea espacios de encuentro y socialización, y facilite por todos los medios posibles la incorporación de nuevos miembros al IILI, asegurando así su continuidad, desarrollo y mejoramiento.    

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